Juridische informatie

Privacybeleid — Patiflo-applicatie

Dit document wordt momenteel afgewerkt. De volledige juridische identiteit van de exploitant wordt aangevuld vóór de officiële lancering (zie de wettelijke vermeldingen). De onderstaande inhoud beschrijft getrouw de daadwerkelijk door de applicatie uitgevoerde gegevensverwerkingen en blijft inhoudelijk geldig.

Dit beleid heeft betrekking op het gebruik van de Patiflo-applicatie door zorgverleners met een account. Het is opgebouwd in twee duidelijk gescheiden delen, omdat uw positie onder de AVG niet dezelfde is naargelang het gaat om uw eigen accountgegevens of om de gegevens van uw patiënten.

Een essentieel onderscheid om te begrijpen

Uw accountgegevens (gebruikersnaam, wachtwoord, voorkeuren, praktijkconfiguratie) worden verwerkt door Patiflo, dat optreedt als verwerkingsverantwoordelijke — net zoals bij eender welke professionele software waarvan u klant bent.

De gegevens van uw patiënten daarentegen blijven onder uw eigen gezag. U — de zorgverlener — bent de verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens; u beslist waarom en hoe ze worden verzameld, in het kader van uw beroepspraktijk en uw deontologische verplichtingen. Patiflo treedt enkel op als verwerker: wij hosten en verwerken deze gegevens enkel volgens uw instructies (deze die u impliciet geeft door de tool te gebruiken), met als enig doel de opvolging van uw raadplegingen en uw facturatie. Wij gebruiken de gegevens van uw patiënten nooit voor andere doeleinden, en kunnen er niet anders toegang toe krijgen dan om de technische werking en ondersteuning van de applicatie te verzekeren.

Deze verwerkersrelatie wordt geformaliseerd via een verwerkersovereenkomst, die u aanvaardt bij uw eerste aanmelding.

Deel 1 — Uw gegevens als zorgverlener, klant van Patiflo

Welke gegevens verzamelen we?

Gebruikersnaam, e-mailadres, wachtwoord (nooit in leesbare vorm opgeslagen — zie beveiliging hieronder)
De taal die u kiest voor gebruik
De configuratie die u voor uw praktijk instelt: praktijken, nomenclatuurcodes en tarieven, samengestelde onderzoeken, betaalmiddelen, omzetdoelstellingen
Eenmalige aanmeldcodes verzonden per e-mail voor tweefactorauthenticatie, en tokens voor wachtwoordherstel — strikt tijdelijke gegevens, automatisch gewist na gebruik of verval

Waarom?

Om u de dienst te leveren, de toegang tot uw account te beveiligen, en technische ondersteuning te bieden.

Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst die ons bindt (de gebruiksvoorwaarden van Patiflo).

Hoe lang?

Zolang uw account actief is, zonder tijdslimiet: uw historiek blijft volledig bewaard zolang u Patiflo gebruikt. Bij sluiting van uw account — opzegging door uzelf of vastgestelde wanbetaling — worden uw gegevens nog 6 maanden vanaf de sluiting bewaard. Tijdens die volledige periode kunt u ze nog integraal exporteren. Na die termijn worden ze definitief gewist; u wordt vooraf per e-mail verwittigd.

Beveiliging

Wachtwoorden gehasht (bcrypt), nooit in leesbare vorm opgeslagen
Tweefactorauthenticatie per e-mail bij elke aanmelding
Versleutelde verbinding (HTTPS) vereist
Strikte scheiding van gegevens tussen accounts: geen enkele zorgverlener kan de gegevens van een andere zorgverlener inzien
Bescherming tegen SQL-injectie op het niveau van de databankqueries

Deel 2 — De gegevens van uw patiënten

Welke gegevens zijn betrokken?

Naargelang wat u voor elke patiënt invoert: naam, voornaam, e-mail, rijksregisternummer, nummer van het identiteitsdocument, geboortedatum, telefoon, opmerkingen, evenals de geschiedenis van hun raadplegingen (data, praktijk, onderzoek of nomenclatuurcode, gefactureerde bedragen, status van betaling en facturatie aan het ziekenfonds).

Het loutere feit dat een persoon als patiënt in Patiflo voorkomt, vormt in de zin van de AVG een gegeven over gezondheid — een categorie van gegevens waaraan de regelgeving een verhoogde bescherming toekent. Dit is een punt waarmee u, als verwerkingsverantwoordelijke, rekening moet houden in uw eigen informatieverplichtingen tegenover uw patiënten (register van verwerkingsactiviteiten, informatievermeldingen van uw praktijk, enz.).

Het rijksregisternummer geniet bovendien een specifieke bescherming naar Belgisch recht; Patiflo maakt het enkel voor uzelf toegankelijk, en gebruikt het voor geen ander doel dan de weergave in uw eigen register.

Waarom worden deze gegevens verwerkt?

Uitsluitend om u toe te laten uw registratie van raadplegingen bij te houden en uw facturatie te berekenen (remgeld, tegemoetkoming ziekenfonds, opvolging van wat nog aan het ziekenfonds moet worden gefactureerd). Patiflo bezorgt geen enkele factuur aan ziekenfondsen of aan een derde partij; de applicatie volgt enkel een status op, de effectieve verzending blijft volledig onder uw eigen controle via uw gebruikelijke tools.

Hoe lang?

Dezelfde regels als voor uw accountgegevens zijn van toepassing: bewaring zonder tijdslimiet zolang uw account actief is, daarna 6 maanden vanaf de sluiting van het account, met volledige export mogelijk tijdens die hele periode. Wij raden u aan uw historiek elk jaar te exporteren, en na te gaan of deze termijnen verenigbaar zijn met uw eigen bewaarplichten inzake patiëntendossiers, die langer kunnen zijn en onder uw eigen verantwoordelijkheid vallen, niet de onze.

Wie bij Patiflo kan deze gegevens zien?

Niemand, buiten een strikt noodzakelijke technische tussenkomst (ondersteuning, foutopsporing), steeds beperkt tot het minimum noodzakelijke. Patiflo gebruikt de gegevens van uw patiënten nooit voor statistische, commerciële of productontwikkelingsdoeleinden zonder ze eerst anoniem te hebben gemaakt.

Latere verwerkers

De enige latere verwerker betrokken bij de werking van Patiflo is onze hostingprovider, Infomaniak (Zwitserland), voor het hosten van de servers en databanken. De gebruikersondersteuning wordt rechtstreeks verzorgd door het Patiflo-team zelf, zonder tussenkomst van een externe dienstverlener. Mocht dit veranderen, dan wordt u hiervan op de hoogte gebracht en wordt de verwerkersovereenkomst dienovereenkomstig bijgewerkt.

Waar worden de gegevens gehost?

In Zwitserland, bij Infomaniak. Zwitserland geniet een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie: doorgiftes naar Zwitserland worden erkend als een gelijkwaardige bescherming als die van de Europese Unie.

Uw rechten, en die van uw patiënten

Als zorgverlener heeft u recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van uw eigen accountgegevens. Schrijf naar contact@patiflo.be.

Voor de gegevens van uw patiënten bent u het, als verwerkingsverantwoordelijke, die moet antwoorden op hun verzoeken tot uitoefening van hun rechten. Patiflo verbindt zich er via de verwerkersovereenkomst toe u hierbij technisch te ondersteunen (bijvoorbeeld door u toe te laten de gegevens van een patiënt vanuit de applicatie te exporteren of te wissen).

Wijzigingen

Dit beleid kan worden bijgewerkt, met name naarmate de officiële lancering nadert en de verwerkersovereenkomst wordt afgewerkt. U wordt op de hoogte gebracht van elke wezenlijke wijziging.

Laatst bijgewerkt op: 27 september 2026 — bètaversie, in afwachting van afwerking.