Fonctionnalités
Ce que Patiflo fait, écran par écran
Patiflo couvre la journée d'un praticien indépendant : de l'enregistrement d'une consultation jusqu'au suivi de sa facturation à la mutuelle, en passant par l'export destiné au comptable. Les captures ci-dessous sont en français ; l'application existe à l'identique en néerlandais et en anglais.
01 — Consultation
Une consultation encodée en quelques secondes
Vous choisissez le cabinet, l'examen et le prescripteur. Patiflo applique vos codes de nomenclature et calcule le ticket modérateur, l'intervention mutuelle et le supplément. Le montant à payer sur place et le chiffre d'affaires de l'acte s'affichent immédiatement.
- Tiers payant ou « patient paie tout », d'un seul geste
- Patient en ordre de mutuelle, non en ordre, ou mutuelle étrangère
- Encaissement du jour et moyen de paiement enregistrés au passage
- Statut de facturation à la mutuelle posé dès l'encodage
02 — Fiabilité de la saisie
Les erreurs qui bloquent un remboursement, détectées tout de suite
Un chiffre inversé dans un numéro national, et c'est le remboursement du patient qui coince des semaines plus tard. Patiflo vérifie le numéro pendant que vous le tapez, le met en forme, et en déduit la date de naissance. Le champ passe au vert quand il est valide.
- Vérification et formatage assisté du numéro national (NISS)
- Date de naissance déduite automatiquement du numéro
- Téléphone : pays et indicatif reconnus automatiquement
- Patients sans carte d'identité belge : passeport ou autre document accepté
03 — Registre
Toutes vos consultations, tous cabinets confondus
Le registre rassemble l'ensemble de votre activité. Vous filtrez par période, cabinet, prescripteur, mutuelle, encaissement ou moyen de paiement, puis vous agissez sur une sélection entière plutôt que ligne par ligne.
- Périodes prêtes à l'emploi : aujourd'hui, ce mois-ci, ce trimestre, cette année
- Recherche par nom de patient
- Sélection multiple et actions groupées
- Les lignes non encaissées ou non facturées ressortent visuellement
04 — Facturation mutuelle
Ne plus oublier ce qui reste à facturer
C'est l'étape que l'on repousse, et celle qui coûte le plus cher quand elle passe à la trappe. Le filtre « à facturer » affiche exactement les consultations concernées, sur la période de votre choix. Une fois l'envoi effectué, vous mettez à jour toute la sélection en une fois.
- Statut « mutuelle facturée » sur chaque consultation
- Filtre dédié, combinable avec la période et le cabinet
- Mise à jour groupée après envoi
Patiflo suit le statut de vos facturations. L'envoi effectif à la mutuelle reste effectué par vos soins, via votre outil habituel.
05 — Import
Votre liste de patients reprise, quel que soit votre agenda
Chaque cabinet a son logiciel de rendez-vous, et chacun exporte ses listes à sa manière. Patiflo ne vous impose pas d'en changer : vous importez un fichier Excel et vous indiquez, une seule fois, à quoi correspond chaque colonne — les correspondances évidentes étant proposées d'elles-mêmes. Pour Progenda, la lecture du document est déjà automatisée de bout en bout ; les autres agendas sont ajoutés au fur et à mesure des demandes des praticiens.
- Import d'un fichier Excel, avec correspondance des colonnes proposée automatiquement
- Lecture automatique des documents Progenda, sans réglage
- Vérification avant validation : doublons signalés, date du document contrôlée
- Cabinet et examen par défaut appliqués à toute la liste
Environ 20 minutes gagnées pour une liste de 12 patients, d'après le premier praticien testeur — soit au moins une heure par semaine à ce rythme.
06 — Tableau de bord
Votre chiffre d'affaires, sans ouvrir un fichier
Consultations, chiffre d'affaires, montants encaissés en cabinet et intervention mutuelle attendue : le tableau de bord donne la situation de la période choisie, avec la répartition par cabinet, par examen et par moyen de paiement.
- Objectifs annuels et mensuels, avec barres de progression
- Le rythme à tenir pour atteindre l'objectif, calculé pour vous
- Une date de début de suivi en cours d'année peut être prise en compte
- Alertes sur les consultations non encaissées et non facturées
- Liste des patients à recontacter
07 — Export
Un export Excel que votre comptable comprend
L'export reprend toutes les informations enregistrées dans Patiflo : patient, date de naissance, numéro national, date de consultation, cabinet, prescripteur, codes, ticket modérateur, intervention mutuelle, supplément, mode de facturation, encaissement et statut de facturation mutuelle.
- Export de la sélection courante ou de la période entière
- Colonnes structurées, prêtes à transmettre, sans remise en forme
- D'autres modèles d'export sont possibles : si votre comptable attend une mise en forme particulière, elle peut être ajoutée
- En fin d'exercice, le bilan ne demande plus de reconstituer l'année
C'est aussi votre archive. Exportez votre année chaque mois de janvier : vous obtenez un fichier complet de votre activité, tous cabinets confondus, que vous conservez vous-même. Il ne dépend ni du cabinet que vous quitterez un jour, ni de Patiflo — n'importe quel tableur l'ouvrira dans dix ans.
08 — Configuration
Vos cabinets, vos codes, vos tarifs
Patiflo s'adapte à votre pratique : vos cabinets, vos examens — un examen pouvant regrouper plusieurs codes de nomenclature — et vos tarifs par année. La liste des médecins prescripteurs se constitue au fil des consultations.
- Nombre de cabinets illimité
- Examens composés de plusieurs codes, avec supplément par défaut
- Tarifs par année, repris d'une année sur l'autre
- Configuration initiale assurée avec vous pendant la phase de test
09 — Langues
En français, en néerlandais et en anglais
L'application est entièrement traduite dans les trois langues. Chaque praticien choisit la sienne à la création de son compte et peut en changer à tout moment, sans perdre ni ses données ni sa configuration. Dans un cabinet où plusieurs praticiens se partagent le même agenda, chacun garde donc la langue qui lui convient.
- Interface, libellés et messages traduits intégralement
- Changement de langue immédiat depuis votre compte
- Les entretiens et appels d'accompagnement se tiennent en français ou en anglais
10 — Connexion
Une connexion en deux étapes, à chaque fois
Après votre mot de passe, Patiflo envoie un code à six chiffres sur l'adresse e-mail de votre compte. Il est valable dix minutes. Sans ce code, même un mot de passe dérobé ne donne accès à rien.
- Code à usage unique envoyé par e-mail à chaque connexion
- Validité limitée à dix minutes, renvoi possible en un clic
- Mots de passe hachés avec bcrypt, jamais stockés en clair
- Connexion chiffrée (HTTPS) et données hébergées en Suisse
11 — Mobile
Utilisable depuis un téléphone
La saisie fonctionne aussi sur un écran de smartphone : entre deux cabinets, dans une salle d'attente, ou le soir pour compléter ce qui manque. Rien à installer, il suffit d'ouvrir le site de l'application dans le navigateur du téléphone.
Programme bêta
Le plus simple reste de l'essayer sur vos propres consultations
Accès gratuit pendant la phase de test, configuration faite avec vous, et 20 % de réduction pendant deux ans après le lancement.